Esses dias tive a oportunidade de ler um livro - que tinha muita curiosidade de ler - em apenas dois dias. Foi um final de semana de muita praia, onde pude relaxar e ler com calma, marcando as passagens mais importantes e destacando alguns checklists para rever sempre que possível.

Decidi compartilhar com vocês algumas das melhores partes do livro “Seja mais produtivo. Agora. - Como eliminar a procrastinação, fazer o tempo render e trabalhar melhor com menos esforço”, de Ana Prado, que acabou sendo um guia para o meu ano de 2020.

Tenho certeza que vocês que gostam de ler sobre produtividade, também vão curtir!

Sobre o livro

“Somos cobrados por longas jornadas de trabalho e metas cada vez mais agressivas. Tentamos correr atrás de nossos sonhos pessoais, mas não sabemos priorizar o que realmente é importante. No meio disso tudo, é inevitável sentir o tempo passando rápido demais. Nossas jornadas de trabalho são longas, mas a lista de afazeres não diminui. O problema, claro, está no que acreditamos ser produtividade.

Não é produtivo trabalhar 12 horas por dia sem parar. Não é produtivo começar todas as tarefas que caem na nossa mesa. Não é produtivo manter a caixa de e-mais vazia a todo custo. Este livro analisa - e põe em prática - as mais conceituadas técnicas de organização (além das mais recentes pesquisas científicas) para descobrir como aumentar nosso rendimento. Explica, também, como o cérebro opera para que possamos aproveitar ao máximo nossos picos de concentração.

Você vai aprender a reconhecer as tarefas realmente importantes - e as que podem ser ignoradas. Vai, finalmente, entender como abandonar hábitos destrutivos e colocar outros mais benéficos no lugar. E o principal: você vai compreender que ser produtivo é maravilhoso, mas apenas se o objetivo fizer sentido para você. Está na hora de botar as mãos nos seus sonhos”.

Ana Prado é jornalista formada pela USP e quando lançou o livro em 2017 escrevia para a revista Super Interessante da Editora Abril há sete anos. É criadora e autora do blog Como as Pessoas Funcionam, da Super, e editora do site Guia do Estudante.

Sessão 1: organizando a bagunça

Cheklist

• Defina seus objetivos de curto, médio e longo prazo - e escreva todos em uma folha de papel separados por colunas. Para ter certeza de que está indo para algum lugar, você precisa saber onde quer chegar.

• Liste todas as pendências que estão em sua cabeça e registre-as em um sistema atualizado e fácil de encontrar.

• Identifique suas tarefas improdutivas e esforce-se para tirá-las do dia. Todo mundo sempre gasta tempo e energia com coisas que nem precisariam ser feitas e que não trazem nenhum benefício.

• Classifique suas pendências em urgentes, importantes e circunstanciais, e defina quais são as ações necessárias para resolver cada uma. Esforce-se para focar no importante, reduzir as tarefas urgentes e diminuir as circunstanciais.

Urgente: aquilo com prazo apertadíssimo. Ou seja, que deve ser feito imediatamente. Por essa mesma razão, trata-se de algo que geralmente é feito sob pressão e que gera stress
Importante: tem um prazo para ser realizado e necessariamente trará bons resultados, seja a curto, médio ou longo prazo.
Circunstancial: atividade que não é nem urgente, nem importante. Apenas toma o seu tempo e não gera grandes benefícios.

• Estime o tempo que suas tarefas levarão e anote. Não se preocupe se você errar na sua avaliação e acabar levando muito mais tempo para alguma tarefa: essa é uma habilidade que vem com o treino. Mas não desista, pois isso é fundamental para o item seguinte.

• Organize suas ações necessárias em um planejamento semanal ou quinzenal, sempre guardando um tempo livre para descansr e mais uma fatia para aquelas tarefas inesperadas que podem surgir.

Sessão 2: como criar uma nova rotina

Checklist

• Identifique os hábitos e comportamentos que você quer mudar e o motivo por que quer mudá-los. Anote-os.

• Identifique quais são os estímulos que induzem você a essas ações indesejadas. Não se preocupe em concluir esta etapa muito rapidamente: isso exige uma boa dose de autoconhecimento e de observação atenta.

• Crie um plano para substituir seus velhos comportamentos por outros, usando esses estímulos (caso não possa evitá-los) e buscando uma recompensa equivalente. Faça testes até encontrar o substituto ideal.

• Cultive a constância em suas ações, por mais penoso que seja. É impossível mudar de comportamento sem manter a frequência, e com o tempo ficará mais fácil.

• Ataque sua mania de procrastinar: identifique as formas e as situações em que você adia suas tarefas, anote tudo e deixe em um lugar fácil de ver.

• Enxergue as tarefas como algo concreto. Se ela for mais complexa, separe-a em partes menores, fazendo uma lista de ações para atacá-la. Quando não enxergamos nossos objetivos de uma forma concreta, tendemos a deixá-los para o futuro.

• Force-se a começar as coisas. Simples assim. O problema de muita gente está em começar - depois a coisa deslancha. Além disso, tudo parece bem mais difícil quando só fica dentro da nossa cabeça e não tomamos nenhuma ação.

Sessão 3: o segredo do foco

Checklist

• Leve em conta seus ciclos de atenção: identifique os melhores e piores períodos para fazer diferentes tipos de atividades. Entenda quais são os fatores que favorecem e atrapalham sua concentração.

• Respeite seu tempo de descanso e faça pausas de tempos em tempos. Sair para dar uma voltinha ou bater um papo rápido com um amigo é muito mais produtivo do que ficar horas seguidas olhando para a tela do computador. Só não deixe que essa pausa vire desculpa para largar o trabalho!

• Estabeleça prazos para começar e terminar as tarefas, respeitando o tempo que elas levam para serem concluídas. Lembre-se: o trabalho se expande até preencher o tempo disponível para a sua realização. Se você reservar um dia inteiro para algo que levaria só duas horas, você realmente vai gastar o dia todo nessa tarefa.

• Seja flexível em seu planejamento. Ter um plano não significa cronometrar todo o seu dia. Lembre-se que imprevistos acontecem.

• Cultive uma atitude de estar no presente, mas sem julgar as coisas. Treine-se para não se prender ao passado ou ficar antecipando o futuro. Se precisar de ajuda para manter esse foco, traga a sua atenção para a respiração por alguns minutos.

• Identifique e respeite seus limites. Nossa energia é finita, e ter limites é algo humano, não é sinal de fraqueza. E lembre-se sempre: não adianta se acabar de trabalhar se isso não estiver rendendo algo de real valor para você.

Sessão 4: domine de vez a tecnologia (para não ser dominado por ela)

Checklist

• Vire a polícia do multitasking: abandone-o na sua vida. Repita sempre o mantra: “devo focar em uma coisa de cada vez. Uma coisa de cada vez."

• Organize em blocos atividades que costumam permear todo o seu dia, como a leitura de notícias e de e-mails. Você pode, por exemplo, reservar sempre 15 minutos assim que acorda, 10 minutos durante o horário de almoço e mais 20 minutos antes do fim do expediente para checar e responder seus e-mails importantes.

• Alterne tarefas complexas com outras mais simples. Isso faz com que seu cérebro não fique sobrecarregado e dará a você mais fôlego para continuar o trabalho.

• Treine para não deixar que outros interrompam seu trabalho com algo que não seja urgente nem importante. Se aparecer algo não urgente para fazer, registre isso em uma lista e só passe para essa tarefa quando for a hora.

• Delegue as tarefas que não precisem ser realizadas por você e aprenda a falar “não".

• Reserve um tempo periodicamente para deixar o smartphone, a TV e o computador de lado. Tenha devaneios à vontade durante esse período.

• Trate como sagradas as suas horas de sono. Dormir não é um luxo.

• Use - a seu favor - a grande variedade de ferramentas tecnológicas que ajudam a organizar o dia. Teste-as e use aquelas que lhe forem mais úteis. E lembre-se de que você precisa ser constante para que isso se torne de fato um hábito.

E aí, curtiu as dicas da Ana Prado? Como eu já disse, tomei esses checklists como guias para o meu ano de 2020. Espero que ajude você também!

Beijocas,
Mandzy.